1. INTRODUCCIÓN
 

LATEXPORT S.A.S es una compañía debidamente inscrita en la Cámara de Comercio bajo la matrícula mercantil número 28496 con el NIT N.º  811.006.981, la cual fue creada para actuar como una sociedad que tiene por objeto la fabricación, distribución, importación, exportación y en general la comercialización en todas sus formas de productos de látex, productos textiles, productos de marroquinería, productos de seguridad industrial y de productos, insumos y materiales médicos, odontológicos y afines.
 

Ha definido la transparencia como un factor fundamental para su desarrollo y su sostenibilidad, así como la tranquilidad con la que cuenten todos los agentes relacionados o con intereses en la misma. Por lo tanto,  LATEXPORT S.A.S, consciente de la responsabilidad ante los accionistas, colaboradores, clientes, proveedores y el país, ha desarrollado su labor dentro de los valores corporativos: Trabajo en equipo, Confiabilidad, Sentido de pertenencia y Proactividad bajo los cuales se define el presente Código de Ética  y Conducta, el cual tiene como objetivo fortalecer la cultura corporativa de buen comportamiento, recopilando los principios y políticas que establecen el marco de protección para promover la confianza de los colaboradores, clientes, proveedores e inversionistas, manteniendo un ambiente de transparencia y responsabilidad.
 

Asimismo, con el presente Código de Ética y Conducta se busca contar con un marco de referencia frente al cual los colaboradores y administradores puedan medir las actividades desarrolladas en el día a día. La responsabilidad, la prudencia, el buen criterio y el sentido común, deben ser parte indispensable para lograr una mejor gestión y desempeño de los agentes relacionados o con intereses en la empresa.
 

Es una obligación de todos los miembros de LATEXPORT S.A.S dar cumplimiento a cada uno de los lineamientos establecidos en el presente Código de Ética y Conducta en cada una de las actividades realizadas, así como es su deber, informar y comunicar cualquier conducta que atenta contra el cumplimiento del Código, según lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo vigente.

El incumplimiento del presente Código de Ética y Conducta se considera una falta grave, lo cual amerita el inicio de un proceso disciplinario, que inclusive puede representar el despido con justa causa, así como el inicio de acciones legales de tipo civil o penal. En caso de no tener claro el campo de aplicación de los lineamientos del presente código, se deberá realizar la consulta con la gerencia general o al analista de control interno.

El presente Código de Ética y Conducta será divulgado por la administración de la empresa a todos sus colaboradores, promoviendo así su total cumplimiento.  
 

2. NUESTROS VALORES

 

Somos rápidos y traducimos ideas en acciones.

Proponemos ideas para mejorar los procesos

Actuamos con apertura ante el cambio.
 

Hacemos las cosas bien desde el principio

Cumplimos con lo que nos comprometemos

Actuamos coherentemente con lo que pensamos y decimos.

Trabajamos coordinados para alcanzar nuestro objetivo común.

Creamos relaciones de confianza.

Respetamos la opinión de los demás y aceptamos la diferencia
 

Nos sentimos orgullosos de trabajar en Latexport

Trabajamos con energía y damos la milla extra.

Cuidamos la utilización eficiente de los recursos de la empresa.
 

3. LINEAMIENTOS

 

3.1 CUMPLIMIENTO NORMATIVO
 

Latexport S.A.S y por tanto sus colaboradores, acatan las leyes, reglamentos y normas de regulación de cada una de las ciudades en donde tiene presencia, razón por la cual los funcionarios deben propender por su conocimiento, sin que el mismo represente un conocimiento detallado de las normas, pero sí un conocimiento general.
 

En ningún caso se permite el ofrecimiento de beneficios o sobornos a funcionarios del gobierno, para el cumplimiento de los objetivos de la empresa. En caso de tener inquietudes sobre la aplicación o interpretación de las normas, las mismas se pueden consultar con la gerencia general, el jefe de gestión humana o el analista de control interno. En el cumplimiento de sus funciones la administración, los directores, y en general todos los colaboradores de la empresa, deberán:
 

 

3.2 RELACIONES CON LOS CLIENTES
 

Todos los colaboradores de la empresa y en especial aquellos que desarrollan su trabajo directamente con los clientes, deben fomentar la prestación del servicio en un ambiente de respeto, amabilidad y transparencia, otorgando información oportuna, concreta y veraz, según las necesidades del cliente.
 

La empresa se compromete a mantener los procedimientos incluidos en su Sistema de Gestión de Calidad para la PRODUCCION A BASE DE LATEX Y COMERCIALIZACIÓN DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PARA USO INDUSTRIAL, DOMESTICO, MEDICO Y ODONTOLOGICO.
 

LATEXPORT S.A.S trabajará para comprender y anticiparse a las necesidades de sus clientes y consumidores, pues los reconoce como esenciales para el éxito de sus negocios. Por tanto, ofrecerá productos y servicios competitivos, que satisfacen sus expectativas y promuevan la preferencia; cumple con las propuestas de valor de sus marcas y propicias relaciones de respeto enmarcadas en políticas comerciales claras.

 

DIRECTRIZ DE PRECIOS PARA CLIENTES
 

La empresa fija sus precios sin discriminar, directa o indirectamente, a los clientes que compiten en el mismo mercado. Sin embargo, pueden existir tratamientos diferenciales cuando existan razones legítimas y objetivas, que no sean contrarias ni incumplan la ley.
 

A. Lineamientos relacionados con los precios al público: En relación con los precios de venta al público, los lineamientos de la empresa permiten su libre fijación; donde es posible sugerir precios de venta al público a sus clientes, incluyendo precios máximos, pero en ningún caso, directa o indirectamente, exige su cumplimiento.
 

B. Oferta de productos y terminación de contratos con clientes: LATEXPORT S.A.S elige a sus clientes de forma independiente con base en criterios objetivos de acuerdo con las políticas de calidad, crecimiento, cobertura, cultura, prácticas comerciales, estructura, análisis financiero, análisis de seguridad. La terminación de contratos con clientes resulta del análisis de criterios objetivos y en ningún caso se constituye en un ejercicio de retaliación por las políticas de precios del cliente.
 

C. Acuerdos con clientes: Es posible que los clientes utilicen contratos, órdenes de compra, ofertas comerciales u otros documentos legales estándar preparados por ellos. Es necesario que la gerencia general de LATEXPORT S.A.S revise los términos, con el fin de prevenir violaciones al derecho de la competencia, como por ejemplo conductas discriminatorias. En todo caso, la confidencialidad de la información que se reciba se respetará para proteger información sensible. Los términos de las ofertas que se preparen y envíen en nombre de LATEXPORT S.A.S deben ser revisadas por la gerencia general.
 

D. Asesoría comercial a clientes: LATEXPORT S.A.S puede asesorar a clientes para maximizar las ventas, indicando o sugiriendo estrategias para la presentación de los productos en el punto de venta y asesorando sobre los inventarios disponibles, incluso efectuar visitas comerciales en conjunto con los distribuidores. Sin embargo, en ningún caso se debe ofrecer asesoramiento conjunto con otros competidores, denigrar o hacer comparaciones sin fundamento de los productos de los competidores, o interferir con la operación de distribución de los competidores.

 

3.3 RELACIONES CON LOS ACCIONISTAS
 

La relación entre los accionistas y la administración se realizará de acuerdo con los parámetros establecidos en los estatutos de la empresa. La ley colombiana y los estatutos de la empresa protegen los derechos de los accionistas.
 

Todo accionista cuenta, entre otros, con la posibilidad de ejercer sus derechos, hacer observaciones a la administración y solicitar, dentro del marco legal y estatutario, las modificaciones o formular las propuestas que sean pertinentes y legales para el mejor desempeño y control de la sociedad.
 

En beneficio de sus accionistas, la administración y todos los colaboradores propenderán por incrementar el valor de su inversión, creciendo rentablemente de manera sostenible. Además, atenderá sus requerimientos, brindando de manera equitativa información clara y objetiva sobre la empresa y sus actividades, que les permita tomar decisiones informadas sobre sus participaciones.
 

3.4 RELACIONES CON LOS TRABAJADORES
 

LATEXPORT S.A.S ofrece una propuesta de valor para los colaboradores, que busca atraer, fidelizar y comprometer el talento requerido para lograr sus resultados, promoviendo el cumplimiento de los siguientes aspectos:
 

A. Compensar a sus colaboradores de acuerdo con su cargo, competitivamente dentro del mercado laboral y la equidad interna.

B. Gestionar el desempeño de los colaboradores de manera sistemática y objetiva, definiendo planes que propendan por su desarrollo personal y profesional.

C. Disponer de procesos y generar acciones que mantengan el compromiso de todos los colaboradores, logrando de ellos la mayor disposición al esfuerzo y la intención de permanencia en la empresa.

D. Proporcionar condiciones de trabajo sanas y seguras, con base en una cultura de auto cuidado.

E. Propiciar calidad de vida para los colaboradores y sus familias.

F. Definir y aplicar directrices basadas en la equidad de oportunidades, sin permitir la discriminación por motivos de raza, género, edad, etnia, nacionalidad, religión u orientación sexual entre otros.

G. Promover el trabajo en equipo como la mejor forma de relacionarnos, desarrollando un ambiente que fomente la máxima sinergia y relacionamiento entre la empresa, los negocios y los países.

La empresa se compromete con el cumplimiento de lo establecido en la Declaración Universal de los Derechos Humanos de las Naciones Unidas en lo relacionado con la prohibición del trabajo infantil, la libertad de asociación, el trabajo forzoso, el trato justo y equitativo, la salud y seguridad, y la remuneración.

 

DISCRIMINACIÓN:
 

En LATEXPORT S.A.S se proporciona igualdad de oportunidades para todos en atracción, fidelización, contratación, desarrollo, promoción y compensación sin tener en cuenta raza, religión, sexo, color, edad, estado civil, género, inclinación sexual, capacidades especiales o nacionalidad.
 

Se propende por mantener un ambiente de trabajo profesional, seguro, y libre de cualquier tipo de discriminación.
 

Se reconoce y compensa a los colaboradores con base a su mérito y desempeño, garantizando la competitividad frente al mercado.
 

ACOSO:
 

El acoso laboral ocurre cuando se presentan conductas encaminadas a infundir miedo, intimidación, terror, angustia, a causar perjuicio laboral, generar desmotivación intencional en el trabajo, inducir a la renuncia, maltrato laboral, persecución, discriminación y/o desprotección laboral para con sus subalternos y/o compañeros de trabajo. El acoso laboral puede ser de carácter verbal, escrito, físico, visual, sexual, entre otros.
 

La política de LATEXPORT S.A.S y la normatividad vigente aplicable prohíbe todo tipo de acoso, intimidación y represalias en el lugar de trabajo o en cualquier función, evento o reunión relacionada con la empresa.

Cualquier colaborador que sienta que está siendo víctima de cualquier tipo de acoso deberá presentar la novedad de manera escrita al jefe de gestión humana o al comité de convivencia laboral.

No son acoso laboral prácticas objetivas como las evaluaciones de desempeño, las charlas de retroalimentación o las llamadas de atención respetuosas, orientadas a acompañar el proceso de desarrollo y crecimiento de los colaboradores dentro de la organización.

 

CONSUMO DE ALCOHOL Y SUSTANCIAS PSICOACTIVAS
 

El ambiente de trabajo en LATEXPORT S.A.S deberá estar libre de la influencia de sustancias psicoactivas (cigarrillo, alcohol, drogas controladas no recetadas o ilícitas) que puedan atentar contra la integridad físico mental, la eficiencia, productividad y seguridad de los colaboradores.  Dentro de las actividades del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, se desarrollarán programas que comprendan acciones encaminadas a diagnosticar, orientar y prevenir dichos consumos en la población de le empresa.
 

Queda prohibido el ingreso, distribución, venta, uso o estar bajo el efecto de estas sustancias durante la jornada laboral. El incumplimiento de esta prohibición estará sujeto a la aplicación de lo estipulado en el Reglamento Interno de trabajo de la empresa y las legislaciones locales existentes. De acuerdo con las Legislaciones locales, la empresa tendrá la potestad de realizar pruebas de detección de alcohol y drogas en las personas que laboren en actividades de alto riesgo.

 

COMPORTAMIENTO EN CONVENCIONES, VIAJES, EVENTOS SOCIALES
 

Todos los colaboradores que se encuentren en viaje de negocios o representando a LATEXPORT S.A.S en un evento social, celebración o convención de ventas deberán considerarse como un embajador de la empresa. Por lo tanto, el comportamiento en dicho tipo de situación deberá ser de carácter ejemplar.  En este tipo de situación deberá aplicar todo lo establecido dentro del presente Código de Ética y Conducta, las normas aplicables y en especial deberá ser cuidadoso de observar una conducta sobria en aquellos eventos donde exista el consumo de licor.
 

3.5 RELACIONES CON LOS PROVEEDORES
 

LATEXPORT S.A.S establece relaciones con los proveedores de largo plazo, fundamentadas en la seriedad, la transparencia y el equilibrio. Asimismo, los proveedores deben cumplir con todas las leyes de derechos humanos y laborales vigentes, estar comprometidos con el contenido del presente código, además de tener una voluntad absoluta de actuar contra todas las formas de corrupción, incluyendo la extorsión y el soborno.
 

3.6 RELACIONES CON LOS COMPETIDORES
 

La empresa compite con prácticas transparentes, de calidad, e innovación de servicios y/o productos y no por el desarrollo de prácticas ilegales, por lo cual es prohibido obtener información de los competidores que no ha sido publicada oficialmente o que no ha sido autorizada para su entrega. Igualmente se consideran prácticas ilegales los acuerdos de precios, la manipulación de la oferta y la manipulación de los precios, por lo que dichas prácticas serán sancionadas conforme a lo estipulado en la ley.
 

LATEXPORT S.A.S es una empresa comprometida con las buenas prácticas comerciales, la sana competencia y la comercialización de productos de alta calidad para el beneficio de los consumidores. Los lineamientos de competencia que aquí se consignan, tienen como objeto delinear las pautas de comportamiento que permitan a la empresa mantener una competencia robusta, enmarcada dentro de las normas y reglas que regulan la concurrencia a los mercados. También son una herramienta para identificar las normas sobre competencia que pueden proteger a la empresa frente a acciones de competidores o de clientes.
 

Todos los colaboradores son responsables de conocer y aplicar estos lineamientos, especialmente aquellos con responsabilidades en áreas de ventas, atención a clientes, mercadeo, compras y aquellos que representan a la empresa en agremiaciones o foros. En caso de dudas sobre la aplicación de los lineamientos de competencia, deberá consultarse a la gerencia general de LATEXPORT S.A.S

A. Negociación con Competidores: LATEXPORT S.A.S puede entrar en negociaciones con competidores para vender o comprar productos (distribución), insumos, servicios o prestar servicios de maquila o contratarlos. Sin embargo, únicamente comunica y recibe información relacionada con la transacción.
 

B. Relaciones con los competidores: LATEXPORT S.A.S actúa con transparencia y lealtad. Los colaboradores y representantes de la empresa en foros con competidores deben tener en cuenta:

C. Colaboración con las autoridades: Es lineamiento de LATEXPORT S.A.S prestar la mayor colaboración a las autoridades nacionales, en cualquier investigación o procedimiento en los que se requiera.

 

3.7 CONFLICTOS DE INTERÉS

Se entiende como conflicto de interés, toda situación en la cual una persona antepone sus intereses personales o económicos a los de la empresa. A continuación, se listan situaciones a considerar por todos los colaboradores en el desarrollo de sus actividades laborales:

A. Vincular directamente a familiares a la empresa o área en la que labora el colaborador.

B. Ofrecer a terceros o subalternos beneficios que no se encuentran autorizados, aprovechando el cargo o posición dentro de la empresa.

C. Desarrollar negocios que compitan directa o indirectamente con la empresa.

D. Aceptar beneficios o ingresos de clientes, proveedores o competidores.

E. Ningún colaborador de LATEXPORT S.A.S podrá ser proveedor, por lo cual, en caso de presentarse dicha situación, el colaborador deberá informar inmediatamente a su jefe directo, a la gerencia general o al analista de control interno.

F. Utilizar indebidamente o divulgar a terceros información privilegiada o reservada a la cual tiene acceso.

G. Participar en actividades que compitan con la empresa o afecten su independencia e imparcialidad.

H. Poseer intereses personales (directos o indirectos) que están sobre los intereses de la empresa.

I. Beneficiarse o intentar beneficiarse personalmente (o para un tercero) de las decisiones tomadas al cumplir con las responsabilidades en la empresa. Así mismo, beneficiarse o intentar beneficiarse por el conocimiento de planes, actividades o proyectos presentes o futuros de la empresa.

J. Tomar una decisión relacionada con el trabajo, la misma pueda estar influenciada por consideraciones personales o familiares, que pudieran afectar los intereses de la empresa.

K. Utilizar y/o comprometer recursos de la empresa para situaciones o eventos diferentes a los relacionados con la actividad laboral, sin autorización previa y utilizándolos en provecho personal.

L. Aceptar, para sí o para terceros, donaciones, remuneraciones o compensaciones en dinero o especie por parte de proveedores, clientes, contratistas o cualquier persona natural o jurídica relacionada o no con la empresa, que conlleve a generar cualquier clase de compromiso no autorizado.

M. Utilizar la posición en la empresa o el nombre de la misma para obtener o buscar obtener tratamientos especiales en negocios particulares con cualquier persona natural o jurídica.

N. Gestionar negocios que le generen o puedan generar ventajas indebidas o beneficios personales.

O. Cualquier duda o inquietud con relación a una situación de conflictos de interés real o potencial, deberá ser comunicada a la gerencia general o al analista de control interno.

Se considera conflicto de interés, cualquier situación en la cual una persona enfrenta sus intereses personales con los de la empresa en actividades personales o en el trato con terceros, ya sean proveedores, contratistas, clientes u otros, de tal manera que se afecte la libertad e independencia de la decisión, por diferencias en los motivos de quienes intervienen en la relación. Por estas razones, los colaboradores de la empresa:

A. Se abstendrán de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con La empresa o en actos respecto de los cuales exista conflicto de interés, salvo autorización expresa de la gerencia general.

B. Serán cuidadosos en el manejo de cualquiera de estos eventos, describiendo la situación de manera completa y detallada, documentando el evento y suministrando a su jefe inmediato toda la información que sea relevante para la toma de la respectiva decisión.

C. Evitarán participar en actividades o administrar negocios contrarios a los intereses de La empresa o que puedan perjudicar el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades.

D. No abusarán de su condición para obtener beneficios, para sí o para terceros, relacionados con los productos o servicios que presta La empresa, ni para obtener beneficios personales de proveedores, contratistas o clientes.

E. Para efectos de la solución de los conflictos de interés se dará estricta aplicación a los siguientes principios:

 

3.8 FRAUDE, SOBORNO, EXTORSIÓN Y LISTAS DE CONTROL
 

LATEXPORT S.A.S no acepta ninguna relación con actividades ni personas involucradas en lavado de activos, legitimación de capitales y financiación del terrorismo.   Para este efecto, los colaboradores deben conocer con la debida diligencia las fuentes de recursos de clientes, proveedores, colaboradores, socios y terceros que estén vinculados a la empresa, reportar las operaciones inusuales y sospechosas y demás señales de alerta, cumpliendo con los requerimientos legales, normatividad vigente aplicable.
 

La empresa desarrolla sus actividades de manera íntegra, y en ese sentido sus colaboradores no pagan, no ofrecen, no reciben y no piden dádivas o cualquier otra ventaja para realizar o con la intención de inducir a realizar una acción deshonesta, ilegal o que pudiera ocasionar pérdida de confianza en la empresa.  Se prohíben los sobornos directos e indirectos, ofrecer y/o aceptar propuestas en dinero o especie para la venta y compra de productos y servicios, los pagos a colaboradores públicos y a colaboradores, representantes, proveedores y distribuidores, y aceptar y/u ofrecer cualquier pago en dinero o en especie, para realizar o agilizar cualquier tipo de trámite.
 

El comercio con países o entidades de países que están vetados por autoridades internacionales (listas restrictivas) puede someter a la empresa a diversas consecuencias. Todos los colaboradores deben comunicar las intenciones con la gerencia general antes de iniciar o establecer cualquier contacto comercial directa o indirectamente con cualquiera de estos países. El analista de control interno asistirá en cuanto a la obtención de información específica y/o restricciones comerciales. 
 

Es prohibido el soborno y la extorsión, tanto para las negociaciones realizadas con terceros o a nivel interno de la empresa, así como con organizaciones al margen de la ley.  En caso de identificarse una situación de soborno o extorsión, la misma deberá comunicarse a la línea ética correo electrónico lineaetica@latexport.com, el cual está diseñado exclusivamente para este fin de la siguiente forma:

A. Los colaboradores de LATEXPORT S.A.S podrán realizar sus reportes de las situaciones específicas enviando correo electrónico a lineaetica@latexport.com.

B. Los clientes, proveedores y personas externas de LATEXPORT S.A.S, podrán enviar sus reportes de la situación específica al correo electrónico lineaetica@latexport.com.

Es importante considerar las siguientes condiciones del reporte:

A. Se debe utilizar adecuadamente los canales receptores que tiene la empresa.

B. Al suministrar la información o narrar los hechos, se debe aportar toda la información que conozca. Describir lo sucedido enumerando cada uno de los hechos: ¿Qué ocurrió?, ¿Cómo ocurrió?, ¿Cuándo ocurrió?, ¿Dónde ocurrió?, ¿Quién lo hizo?, ¿Con quién?

C. Se rechazarán los reportes que no contengan información clara o hechos que puedan ser verificables.

D. Se debe realizar el reporte de manera objetiva y respetuosa.

E. Las personas que realicen los reportes en ningún momento deberán:

Los canales de comunicación de reporte pueden ser utilizados para consultar o asesorar sobre si una acción constituye o no fraude. La gerencia general será directamente la persona encargada de recibir los reportes, confirmará recibo siempre que sea posible. Asimismo, realizará la investigación de los reportes en consulta con cualquier otra área de la empresa según sea apropiado.
 

3.9 REGALOS Y CORTESÍAS

Es prohibido aceptar o entregar regalos o cortesías que puedan comprometer la toma de decisiones en una negociación, así como tampoco se permiten recibir o solicitar donaciones por parte de proveedores o clientes.
 

3.10 INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
 

La información confidencial de LATEXPORT S.A.S es uno de los activos más valiosos. Cualquier información relacionada con la empresa, sus colaboradores, sus productos, planes o negocios, que por lo general no está disponible libremente al público es confidencial. La revelación inapropiada o no autorizada de esta información puede dañar significativamente la posición competitiva de la empresa, la seguridad de sus colaboradores y desperdiciar activos valiosos.
 

Se considera información confidencial toda aquella información que no ha sido publicada oficialmente, pero la cual es utilizada para el desarrollo de las funciones de cada colaborador y la cual no puede ser divulgada o compartida con terceros, por lo cual su divulgación o el uso no autorizado de la misma, se considera una falta grave, que amerita un proceso disciplinario terminando inclusive en el despido por justa causa.

La empresa establecerá (por medio de una cláusula en el contrato laboral o de un documento independiente y complementario) el Acuerdo de Confidencialidad con cada colaborador.
 

Los colaboradores y administradores de LATEXPORT S.A.S mantendrán la debida reserva y protegerán, en todo momento, los documentos de trabajo y la información confidencial que está a su cuidado. En este sentido:
 

A. Firmarán los acuerdos de confidencialidad que sean requeridos para proyectos específicos y, en estos casos, se abstendrán de comentar tales proyectos o la información relacionada con los mismos, incluso con otros funcionarios que no estén vinculados al proyecto. Quien se abstenga de firmar los acuerdos de confidencialidad a los que haya lugar no obtendrá ningún tipo información relacionada con el proyecto que representa conflicto de interés.
B. No comentarán temas relacionados con los negocios de la empresa, con el personal ajeno a ésta, incluyendo a amigos y parientes.

C. Los proyectos de la empresa, especialmente aquellos que incluyan información confidencial, no se tratarán en lugares donde haya terceros y guardarán discreción extrema.

D. No copiarán, distribuirán o transferirán electrónicamente o por cualquier otro medio, programas, archivos, software o manuales de propiedad o bajo licencia de la empresa, sin previa autorización.

 

3.11 INFORMACIÓN PRIVILEGIADA
 

Se entiende por información privilegiada aquella información de carácter concreto que no ha sido dada a conocer al público y que de haberlo sido la habría tenido en cuenta un inversionista medianamente diligente o prudente para tomar una decisión de inversión. Los colaboradores directores de la empresa en todo momento se abstendrán de:
 

A. Realizar cualquier operación en provecho propio o de terceros utilizando información privilegiada.

B. Suministrar información privilegiada a quienes puedan tener conflicto de interés con la empresa.

C. Aconsejar la realización de una operación con base en información privilegiada que conozcan debido a su cargo y en especial la compra o venta de acciones u otros valores emitidos por la empresa, estén o no inscritos en el mercado público de valores.

Los colaboradores de la empresa no podrán utilizar en beneficio propio o de terceros la información con relación a las decisiones de inversión, ventas, adquisiciones, alianzas, fusiones, e información estratégica y de operación de esta.  El uso de dicha información podrá solo utilizarse siempre que la misma se autorice por la gerencia general de la empresa.
 

Con el fin de mantener un adecuado manejo de la información privilegiada y de evitar la ocurrencia de conflictos de interés, LATEXPORT S.A.S, sus accionistas, directores y colaboradores, tendrán en cuenta los siguientes principios orientadores:
 

A. Reserva: Se entiende como tal el deber de abstenerse de revelar aquella información considerada como confidencial o personal de la empresa.

B. Utilización adecuada de la información: Los accionistas, gerentes, directores, jefes y demás colaboradores de LATEXPORT S.A.S que intervienen en las operaciones de la empresa deben abstenerse de utilizar información privilegiada para sí o para terceros.

C. Adecuación a la ley: Señala la exigencia de dar apropiado cumplimiento a todas las leyes y normas, resaltando el hecho de no comprometer el nombre de la Organización en conflictos de índole legal.

D. Lealtad: Se entiende como tal la obligación que tienen los colaboradores de LATEXPORT S.A.S de obrar simultáneamente de manera íntegra, franca, fiel y objetiva, con relación a todas las personas que intervienen en las actividades relacionadas con el objeto social de La empresa. Entre otras, son conductas que expresan el principio de lealtad:

 

3.12 RECURSOS Y ACTIVOS DE LA EMPRESA
 

Todos los colaboradores de LATEXPORT S.A.S son responsables del uso adecuado y racional, así como de la protección de los activos de la empresa, propendiendo por su seguridad y cuidado. Lo anterior, incluye el uso de todos los elementos y herramientas de comunicación tales como internet, intranet, teléfonos, equipos de cómputo y demás herramientas informáticas, ofimáticas y tecnológicas.

La protección de los activos incluye la protección de datos, secretos comerciales, planes de negocio, diseños, información contable, salarial, información estratégica y operacional. Los equipos especializados de la empresa únicamente deben ser operados por los colaboradores autorizados para dicha labor.
 

Los activos fijos y los inventarios son la columna vertebral de la empresa, es por esta razón que los colaboradores de LATEXPORT S.A.S deben considerar como aspecto importante dentro de su labor las implicaciones financieras que tiene la adquisición, mantenimiento, reemplazo, control, administración, transferencias, ventas y dadas de baja de estos, con el fin de evitar detrimento patrimonial en La empresa.

Cada colaborador responde por los activos e inventarios que se encuentren bajo su poder para el desarrollo de las labores, bajo el cumplimiento de políticas y reglamento internos de trabajo de LATEXPORT S.A.S.

Los equipos y sistemas de información de la empresa son provistos para uso exclusivo del negocio y deben ser tratados como activos dedicados a proveer herramientas para realizar el trabajo requerido. Este principio también aplica para claves y plataforma de acceso a redes corporativas que son de uso exclusivo del colaborador al que fueron asignadas.

El uso de los equipos de cómputo y de telecomunicaciones por fuera de la empresa debe considerarse única y exclusivamente como una herramienta de trabajo. Todo equipo de cómputo entregado (Hardware y Software) es considerado como una herramienta de trabajo perteneciente a la empresa. Por lo tanto, el colaborador es responsable del uso y seguridad que le dé al mismo.  Está prohibida la instalación de software que no se encuentre licenciado debidamente.

Toda información contenida en los equipos de cómputo y de telecomunicaciones es considerada de propiedad de la empresa y no puede ser copiada o divulgada, sin importar su presentación, medio o formato en el que sea creada o utilizada, por lo tanto, debe ser manejada dentro de los límites de integridad, confidencialidad, disponibilidad y privacidad de la información.

Los colaboradores deben utilizar los bienes y activos de la empresa solamente para su propósito deseado y preservar y mantener su valor y utilidad. El mal uso, abuso o destrucción de la propiedad de la empresa es un incumplimiento grave de su deber.

LATEXPORT S.A.S cuenta con internet y otros servicios de información para apoyar el avance de las metas y objetivos. La empresa fomenta el uso de internet como una herramienta empresarial y de aprendizaje. El acceso ocasional a la internet es aceptable para el desarrollo de su educación o capacitación que: 1) Beneficie a la empresa, y 2) Permita que los colaboradores sean más eficientes en el trabajo mejorando las actividades laborales / personales. Sin embargo, en todo momento, durante y después del trabajo, está estrictamente prohibido el uso de los servicios de internet o equipos brindados por la empresa para tener acceso a sitios que sean ofensivos e ilegales.

LATEXPORT S.A.S tiene derecho a monitorear y registrar la actividad de internet y correo electrónico, bloquear sitios ofensivos, ilegales y no relacionados con la empresa para garantizar el cumplimiento de las Políticas y Directrices de la empresa, o negar o restringir el acceso a internet. Si un usuario de internet no está seguro si un sitio viola o no la política de la empresa o las leyes, éste debe contactarse con las áreas respectivas.
 

3.13 REDES SOCIALES
 

La participación de todos los colaboradores de La empresa en las redes sociales es de carácter personal y no tienen ninguna relación con LATEXPORT S.A.S. Sin embargo, en caso de requerir utilizar las redes sociales con fines asociados a la empresa, el colaborador deberá identificarse claramente, contar con la autorización del gerente general y contemplar los siguientes parámetros:

A. Toda publicación debe estar alineada con los principios y valores de la empresa.

B. Cumplir con los lineamientos sobre manejo de información confidencial y privilegiada.

C. Ser respetuoso en la forma como se expresa ante la comunidad.

D. No ofrecer productos o servicios no autorizados por la empresa, ni crear falsas expectativas.

E. El uso de redes sociales sin autorización expresa de la empresa será siempre a título del colaborador.

 

ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

LATEXPORT S.A.S se encuentra comprometida en ofrecer a sus accionistas y al mercado en general, información exacta, real y transparente sobre sus operaciones, razón por la cual todos los colaboradores deben contribuir para que los estados financieros, declaración de impuestos y similares, reflejen la realidad de los hechos económicos, bien sea por el reporte de información o la aplicación de los controles en los niveles que corresponde. De igual forma, LATEXPORT S.A.S se acoge al cumplimiento de las leyes nacionales con relación a los reportes de información financiera y fiscal, a los entes que corresponda.
 

El sistema de información contable de LATEXPORT S.A.S debe proveer información útil para facilitar la toma de decisiones de sus interesados como son los accionistas, inversionistas, administradores, entes de control y entidades gubernamentales, es por ello por lo que los registros de las operaciones se realizan de forma exacta, oportuna, veraz y completa.
 

RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA

Los presentes lineamientos de responsabilidad social corporativa especifican y apoyan el respeto e implementación de los estándares mínimos no negociables; todos los terceros vinculados con LATEXPORT S.A.S se comprometen a respetar los siguientes principios:
 

A. Derechos Humanos: La empresa apoya y respeta la protección de los derechos humanos fundamentales reconocidos universalmente y certifica que no somos cómplices de la vulneración de los derechos humanos.

B. Estándares laborales: La empresa apoya la eliminación de toda forma de trabajo forzoso o realizado bajo coacción, la erradicación del trabajo infantil, el cual será aceptado solo para la formación por competencias laborales de aprendices y en los casos que la normatividad laboral lo permita, con la observancia de todos los procedimientos. Igualmente se cumple con la normatividad laboral nacional e internacional aplicable en Colombia, con el pago del salario mínimo legal vigente, con las leyes que regulan la seguridad social y con los estándares aplicables en LATEXPORT S.A.S, en temas de salud ocupacional y seguridad industrial, implementando el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. LATEXPORT S.A.S dentro de sus procesos laborales, no ejerce ninguna clase de discriminación.

C. Seguridad y Salud: En las instalaciones, se cumple con estándares de seguridad y salud para proteger el bienestar de los colaboradores, visitantes y contratistas. Se cuenta con políticas y sistemas implementados que fomentan una cultura positiva de seguridad con base en las buenas prácticas, la experiencia diaria y el reconocimiento de normas en constante evolución.

D. Para LATEXPORT S.A.S es vital que los ambientes de trabajo sean tan saludables y seguros como sea posible. La Salud Ocupacional, la seguridad Industrial y la gestión ambiental son responsabilidad directa de cada colaborador y sus superiores. 

E. Protección del medio ambiente: Ser un ciudadano responsable constituye una parte esencial de la estrategia de negocio. Tenemos el compromiso de proteger el medio ambiente a través de la utilización eficiente de los recursos y una actuación dirigida a la prevención de la contaminación, al fomento del reciclaje, al uso sostenible de los recursos naturales y a minimizar los residuos. Se espera de los colaboradores que sean respetuosos con el medio ambiente en el que trabajan y que se aseguren que sus acciones no resulten nocivas ni perjudiciales para ese medio natural. El colaborador tiene la responsabilidad de cumplir todas las leyes, políticas, permisos y normativas relacionadas con la legislación medioambiental y de intentar mejorar siempre con cada aspecto de su trabajo el comportamiento medioambiental de LATEXPORT S.A.S, así como su eficiencia energética y de recursos. Tiene también la responsabilidad de apoyar a aquellos proveedores que comparten nuestro compromiso.

F. Anticorrupción: Las operaciones de la empresa están en contra de la corrupción en todas sus formas, incluidas la extorsión y el soborno, por lo tanto, desarrollará, implementará y socializará a la empresa y todos los asociados de negocio los programas necesarios que permitan elaborar actividades debidamente controladas y seguras.

 

3.16 TRANSPARENCIA ORGANIZACIONAL
 

El presente documento describe los lineamientos de transparencia organizacional de LATEXPORT S.A.S, el cual ha sido elaborado en aplicación y desarrollo de sus directrices de buen gobierno corporativo y de sus valores organizacionales en materia de prevención, detección e investigación de fraudes, así como marcar las conductas que son inaceptables, inapropiadas o prohibidas para La empresa; todo lo anterior enmarcado dentro del ordenamiento legal vigente. 
 

El presente documento se encuentra orientado a promover el fortalecimiento de los valores organizacionales de LATEXPORT S.A.S, y su objeto es contribuir a la construcción de relaciones de confianza en el desarrollo de las actividades empresariales, fomentando entornos de negocio sostenible, caracterizados por la integridad y la transparencia para el logro de los objetivos estratégicos de la empresa.
 

3.17 OTRAS DISPOSICIONES PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA
 

Para asegurar la vivencia de los valores y el cumplimiento de los principios de actuación, y resolver posibles situaciones derivadas de su no cumplimiento, LATEXPORT S.A.S ha establecido mecanismos de administración del Código de Ética y Conducta.  En este sentido, la empresa invita a sus colaboradores a cuidar el cumplimiento del presente código y a reportar evidencias destacadas de cumplimiento de este o denunciar sospechas de no cumplimiento o violación de los principios de actuación establecidos en el mismo.
 

En caso de una denuncia de incumplimiento, la empresa investigará cualquier reporte hecho de buena fe, y no tolerará ningún tipo de represalia por denuncias o reportes. Si se informa sobre actividades que se sospecha son contrarias a la ética o ilícitas, no debe haber preocupaciones por las represalias que otras personas puedan tomar.
 

La información presentada con relación a los casos reportados recibirá una respuesta expedita, profesional y confidencial por el mismo canal por el que fue suministrada. Para ello, se han establecido diferentes canales de comunicación para resolver dudas acerca del código, realizar sugerencias, informar sobre casos ejemplares en donde se promuevan los valores, o bien, evidenciar conductas indebidas dentro de la organización.

Para realizar el reporte se ha definido el siguiente orden de uso de las alternativas de comunicación:
A) jefe inmediato B) gerencia general C) línea ética D) analista de control interno.
 

4. INCUMPLIMIENTO AL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA
 

El incumplimiento total o parcial, sea por acción o por omisión, de cualquiera de las normas o políticas en el presente Código de Ética y Conducta por cualquiera de los colaboradores de la empresa se considerará como falta grave y podrá dar lugar a las sanciones disciplinarias establecidas en el Reglamento Interno de Trabajo de LATEXPORT S.A.S y las normas laborales vigentes.
 

Toda violación a los procedimientos y normas contenidas en el presente Código, acarreará la imposición de las sanciones que correspondan en cada caso, de conformidad con lo dispuesto en el Código Sustantivo del Trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo correspondiente y la normatividad vigente, sin perjuicio de las acciones de responsabilidad de carácter civil o penal a que haya lugar, las cuales serán adelantadas por los representantes de LATEXPORT S.A.S o de los negocios, cuando resulte pertinente.  Para efectos de graduar la sanción, se tomarán en cuenta factores tales como reincidencias, pérdidas para la empresa o para los clientes, violaciones a límites, entre otros.
 

Las normas y lineamientos contenidos en este Código no pueden proporcionar respuestas definitivas a todas las preguntas encontradas mientras trabaja para la empresa. Es por ello que, se confía en el sentido común y buen juicio sobre qué es lo correcto y que no lo es.
 

5. CANALES DE INFORMACIÓN
 

LATEXPORT S.A.S cuenta con el canal de comunicación de la línea ética, el correo electrónico: lineaetica@latexport.com, el cual permitirá que colaboradores, clientes, proveedores o personas externas, denuncien situaciones que afecten los intereses de La empresa. Los reportes recibidos al correo contarán con seguimientos que permitan establecer y comprobar la realidad de la información suministrada.

El presente Código de Ética y Conducta es aprobado en 21 de julio de 2022.

 

 

ANEXO

 

Declaración juramentada y adhesión al Código de Ética y Conducta.

 

Certifico que he leído y comprendido los lineamientos dispuestos en el Código de Ética y Conducta, así como entiendo que su cumplimiento es obligatorio sin excepción alguna.

Manifiesto que con mi comportamiento estoy dando cumplimiento a los parámetros requeridos, por lo cual confirmo que no conozco ninguna violación al presente Código de Ética y Conducta y por tanto no tengo conflictos de interés que perjudiquen mi vinculación con LATEXPORT S.A.

Igualmente, entiendo que cualquier denuncia sobre los incumplimientos o acciones que atenten contra el código, puedo realizarla en la línea ética al correo electrónico: lineaetica@latexport.com

 

 

Nombre: ____________________________________

 

Cedula: _____________________________________

 

Cargo:  _____________________________________

 

Fecha:  _____________________________________